Declaraties

Indien je een betaling verricht ten behoeve van Scojesa kun je dit declareren, mits je je aan onderstaande spelregels houdt. Twee soorten declaraties De Stichting Scouting Sassenheim hanteert twee soorten declaraties. Enerzijds de kleine betalingen ten behoeve van je eigen speltak. Voor deze uitgaven ontvangt elk speltak ieder kwartaal een voorschot. Dit voorschot kan naar eigen inzicht uitgegeven worden. Anderzijds kunnen kosten gedeclareerd worden rechtstreeks bij de penningmeester. Kosten ten behoeve van je eigen speltak kunnen in principe NIET gedeclareerd worden bij de penningmeester. Een uitzondering hierop geldt voor eenmalige extra uitgaven en indien hier vooraf akkoord voor gegeven is vanuit de Stichting. Zie voor meer informatie over de kleine kas onder dit specifieke kopje Budgetposten De Stichting Scouting Sassenheim hanteert budgetten voor haar uitgaven. Dit betekent dat aan het begin van het jaar een begroting opgesteld wordt. Elke besteding dient te passen binnen het afgesproken budget. Per budget is afgesproken wie binnen de Stichting zorgt draagt voor de bewaking van de uitgaven ten laste van de betreffende budgetpost (functieschijding). Mocht een overschrijding dreigen, dient de betreffende bewaker van de budgetpost dit bespreekbaar te maken in de Stichting, waarna besloten kan worden budget over te hevelen. De declaratie Zorg ervoor dat je altijd vooraf een akkoord hebt voor de uitgave van de budgetbewaker. Vul het declaratieformulier in en voeg hier de originele kassabon bij. Laat de budgetbewaker de declaratie ondertekenen. Zonder akkoord en zonder originele kassabon mag de penningmeester geen betaling doen. Lever het getekende declaratieformulier in bij de penningmeester en het geld wordt naar je overgemaakt. Rekeningen In principe dien je de betaling voor te schieten voordat je kunt declareren. Indien dit niet mogelijk is kun je de rekening middels het declaratieformulier en bovengenoemde handtekening indienen bij de penningmeester. Je bent wel zelf verantwoordelijk dat de rekening op tijd betaald wordt. Reken op een verwerking van vier tot zeven dagen voor de penningmeester ! Verzoeken op andere wijze aanleveren Ten behoeve van de kascontrole is het noodzakelijk dat de penningmeester de beschikking heeft over de originele kassabon en het declaratieformulier. Door deze noodzakelijk verantwoording van de penningmeester en om elke mogelijkheid te misverstanden / fraude uit te sluiten, is het niet mogelijk om betalingsverzoeken op een andere wijze aan te leveren. Een betalingsverzoek per e-mail zullen - om begrijpelijke redenen - in principe niet in behandeling genomen worden Ledenactiviteiten Voor grotere activiteiten met eigen inkomsten, zoals bijvoorbeeld een groepsactiviteit, een zomerkamp of JOTA, dient een aparte administratie bijgehouden te worden. Vooraf dient een realistische sluitende begroting opgesteld te worden. Deze begroting dient overlegd te worden aan het groepsbestuur. Na akkoord kunnen de geplande uitgaven gedaan worden. In principe dient de activiteit zelfdekkend te zijn, tenzij hier vooraf afspraken over gemaakt zijn (en budget voor gereserveerd te worden) Na afloop dient een afrekening opgesteld te worden en dient het verschil verrekend te worden met de Stichting Scouting Sassenheim. Zonder begroting vooraf staat de Stichting niet garant voor eventuele tekorten. De penningmeester van de activiteit dient ten aller tijde de uitgaven te kunnen verantwoorden aan de hand van kassabonnen, kwitanties of andere verklaringen van de uitgaven. Budgethouders Spelmateriaal algemeen : Monique Keuken : Margriet (in overleg met Ron) Materalen : Monique Cursussen kaderleden : Ron Onderhoud : Rob Bestuurskosten Stichting : Ronald Bestuurskosten Scojesa : Ron Bedankjes Leiding : Ron Clubblad : Ron Overschrijding ledenactiviteiten : Ron Op de overige posten kan niet gedeclareerd worden. Dit betreffen in principe vaste uitgaven. Deze uitgaven worden bewaakt door de penningmeester.