Taakomschrijving Stichting Scouting Sassenheim

De leden van de Stichting Scouting Sassenheim hebben elk hun eigen aandachtsgebied. De Stichting Scouting Sassenheim heeft hiervoor een taakomschrijving afgesproken, waarin vastgelegd is wie welke taken binnen zijn of haar pakket heeft. Benadrukt wordt dat deze verdeling de gewenst verdeling betreft. In de praktijk zijn sommige taken - om verschillende redenen - bij andere bestuursleden ondergebracht of buiten de Stichting. Voorzitter Stichting Scouting Sassenheim Penningmeester Stichting Scouting Sassenheim Secretariaat Stichting Scouting Sassenheim Materiaalbeheerder Onderhoudscoordinator ARBO coordinator Vertegenwoordiging Scoutinggroep Scojesa Vertegenwoordiger ouderraad Voorzitter Stichting Scouting Sassenheim De voorzitter geeft leiding aan de Stichting Scouting Sassenheim. De voorzitter kent het volgende takenpakket: De voorzitter geeft leiding aan en is verantwoordelijk voor het functioneren van de Stichting Scouting Sassenheim. Lid van het dagelijks bestuur van de Stichting Scouting Sassenheim Zit de vergadering van de Stichting voor, is het aanspreekpunt van de Stichting Scouting Sassenheim (zowel binnen als buiten de vereniging) Onderhoud contacten met relevante partijen binnen en buiten Scouting, zoals de Scojesagroep, Regio, De gemeente Sassenheim. De voorzitter fungeert als eindverantwoordelijke bij ernstige problemen (crisismanagement) Bewaakt voortgang afgesproken acties binnen de Stichting Stimuleert en ondersteunt zonodig andere Stichtingsleden in de uitvoering van hun takenpakket Zit in overleg met de groepsvoorzitter de combivergadering voor en de oudervergadering Dient betrokken te zijn bij de Scoutinggroep Scojesa en dient regelmatig deel te nemen aan gezamenlijke groepsactiviteiten Dient er naar te streven de leiding van Scojesa persoonlijk te kennen. Heeft stemrecht in de Stichting. Bij uitvoering van meerdere rollen binnen de Stichting geldt slechts één stem. Bij gelijke stemming heeft de voorzitter een doorslaggevende stem. Penningmeester Stichting Scouting Sassenheim De penningmeester van de Stichting Scouting Sassenheim is verantwoordelijk voor het financiele beleid van de Stichting. De penningmeester kent het volgende takenpakket: De penningmeester draagt zorg voor de financiele administratie van de Stichting Lid van het dagelijks bestuur van de Stichting Scouting Sassenheim Zorgt voor een tijdige en concept begroting en legt deze ter accordering voor aan de Stichting Bewaakt de uitgaven aan de hand van de begroting en waarschuwt de Stichting tijdig op knelpunten. Geeft de Stichting tijdens de Stichtingsvergadering inzicht in de financiële situatie Stelt jaarlijks het financiële jaarverslag van de Stichting op en brengt dit in in de Stichting ter goedkeuring Laat jaarlijks een kascontrole uitvoeren over de financiële administratie door minimaal twee vertegenwoordigers van de Scojesagroep Bewaakt en controleert begrotingen en afrekeningen van groepsactiviteiten en zomerkampen en meldt onvolkomenheden aan de Stichting. Bewaakt procedures op financieel gebied binnen vereniging en Stichting, zodat ten aller tijde elk lid binnen de organisatie kan aantonen juist gehandeld te hebben Onderneemt actie bij langdurig openstaande bedragen zoals contributiebedragen. Dient betrokken te zijn bij de Scoutinggroep Scojesa en dient regelmatig deel te nemen aan gezamenlijke groepsactiviteiten Dient er naar te streven de leiding van Scojesa persoonlijk te kennen Heeft stemrecht in de Stichting. Bij uitvoering van meerdere rollen binnen de Stichting geldt slechts één stem. Secretariaat Stichting Scouting Sassenheim Het secretaris van de Stichting Scouting Sassenheim verzorgt alle in- en uitgaande post van de Stichting Scouting Sassenheim. De secretaris draagt zorg voor alle inkomende en uitgaande post, mail, telefoon e.d. van de Stichting Neem zonodig actie naar aanleiding van ontvangen post, mail e.d. Lid van het dagelijks bestuur van de Stichting Scouting Sassenheim Zorgt voor het opstellen en verspreiden van de notulen van de vergaderingen van de Stichting binnen twee weken. Zorgt voor het uitschrijven van de vergaderingen van de Stichting en verspreidt de agenda en bijbehorende stukken uiterlijk twee weken vooraf. Verzorgt de ledenadministratie van de Scoutinggroep Scojesa Draagt zorg voor de verspreiding van de contributienota’s incl. het tijdig beschikbaar stellen van de contributielijsten aan de penningmeester. Verzorgt de registratie van de leden bij Scouting Nederland Zorgt voor de verhuur van De Hoystak in de breedste zin van het woord (contactpersoon, contract afhandeling, afstemming met de vereniging, controle). Zorgt voor de verhuur van de tenten en/of andere materialen in de breedste zin van het woord (contactpersoon, contact afhandeling, afstemming met de materiaalbeheerder, controle, afstemming m.b.t. vervoer en/of opzetten) Verantwoordelijk voor de budgetpost “verhuur” en bewaking van de realisatie hiervan. Zorgt voor de tijdige meteropname en doorgifte aan het NUON hiervan Bewaakt het verzekeringspakket, polissen en nota’s van de Hoystak. Draagt zorg voor het beheer van het archief van de vereniging en Stichting Scouting Sassenheim. Bewaakt de voortgang van de afgesproken acties binnen de Stichting i.s.m. de voorzitter. Dient betrokken te zijn bij de Scoutinggroep Scojesa en dient regelmatig deel te nemen aan gezamenlijk groepsactiviteiten Dient er naar te streven de leiding van Scojesa persoonlijk te kennen. Heeft stemrecht in de Stichting. Bij uitvoering van meerdere rollen binnen de Stichting geldt slechts één stem. Materiaalbeheerder De materiaalbeheerder is binnen de Stichting Scouting Sassenheim verantwoordelijk voor het materiaal in de ruimste zin van het woord. Onder materiaal worden alle losse goederen verstaan van de Stichting Scouting Sassenheim en Scoutinggroep Scojesa, met uitzondering van specifiek materiaal ten behoeve van het onderhoud. De materiaalbeheerder draagt zorg voor een adequaat meerjaarlijks materiaalbeleid. Draagt zorgt voor een meerjaarlijkse financiele planning t.b.v. materiaal op basis van jaarlijks gelijkblijvende afschrijvingen. Verantwoordelijk voor de budgetpost “materiaal” en bewaking hiervan. Zorgt voor de afstemming met de betrokkenen van de Scojesagroep en het groepsbestuur m.b.t. materiaal Zorgt voor de aanschaf van nieuw materiaal of coordineert deze taak Zorgt voor reparaties van materiaal of coordineert deze taak Zorgt voor jaarlijks onderhoud en/of controles van materiaal (bijv gasslangen, zaagbladen, hakbijlen, EHBO-sets) of coordineert deze taak. Dit geldt ook voor de ARBO-richtlijnen. Inventariseert minimaal eenmaal per jaar het materiaal en beoordeeld de materialen en informeert de Stichting hierover. Is direct aanspreekpunt voor de Scojesagroep op het gebied van het materiaal Instrueert of adviseert de gebruikers van de materialen over het juiste gebruik of werking. Zorgt voor een goede en veilige opslag voor de materialen (evt. in overleg met de onderhoudscoördinator) Dient betrokken te zijn bij de Scoutinggroep Scojesa en dient regelmatig deel te nemen aan gezamenlijke groepsactiviteiten. Dient er naar te streven de leiding van Scojesa persoonlijk te kennen Heeft stemrecht in de Stichting. Bij uitvoering van meerdere rollen binnen de Stichting geldt slechts één stem. Onderhoudscoordinator De onderhoudscoordinator is binnen de Stichting Scouting Sassenheim verantwoordelijk voor het onderhoud in en rond het clubgebouw de Hoystak, inclusief het materiaal ten behoeve van het onderhoud. De onderhoudscoordinator draagt zorg voor een adequaat meerjaarlijks onderhoudsbeleid. Draagt zorg voor een meerjaarlijkse financiele planning t.b.v. onderhoud. Verantwoordelijk voor de budgetpost “onderhoud” en bewaking hiervan Zorgt voor de afstemming met de betrokkenen van de Scojesagroep en het groepsbestuur m.b.t. het onderhoud en de prioriteit hierbij. Is het directe aanspreekpunt voor de Scojesagroep m.b.t. onderhoud en fungeert hierin ook als meldpunt voor geconstateerde gebreken aan het gebouw en in de directe omgeving. Beheert overzicht onderhoudsactiviteiten en informeert hier de Stichting over Plant onderhoudsactiviteiten en stelt prioriteiten op basis van onderhoudsactiviteiten, urgentie, impact etc. Draagt zorg voor een onderhoudsteam om op regelmatige basis (bijvoorbeeld tweemaandelijks) het klein onderhouds uit te voeren en/of op adhoc basis knelpunten te verhelpen. Zorgt indien nodig voor afstemming met externe partijen / bedrijven voor onderhoud / reparaties die niet in eigen beheer uitgevoerd kunnen worden. Is verantwoordelijk voor een veilige uitvoering van de werkzaamheden in het kader van het onderhoud. Dit geldt ook voor de veiligheid van de leden van Scojesa als onderhoudswerkzaamheden gedurende een opkomst uitgevoerd worden of als werkzaamheden nog niet afgerond zijn. Zorgt voor een goede en veilige opslag voor de materialen die benodigd zijn voor het onderhoud. Dient betrokken te zijn bij de Scoutinggroep Scojesa en dient regelmatig deel te nemen aan gezamenlijke groepsactiviteiten. Dient er naar te streven de leiding van Scojesa persoonlijk te kennen Heeft stemrecht in de Stichting. Bij uitvoering van meerdere rollen binnen de Stichting geldt slechts één stem. ARBO coordinator De ARBO-coordinator is binnen de Stichting Scouting Sassenheim belast met de veiligheid in en rond het clubgebouw en tijdens Scoutingactiviteiten (kortom locaties genoemd). De ARBO-coordinator is verantwoordelijk voor het naleven van de geldende richtlijnen voor ARBO-aspecten en overige vergunningen, wetgeving of verzekeringen (kortom richtlijnen genoemd). Is direct aanspreekpunt voor de Scojesagroep voor ARBO-aangelegenheden Is aanspreekpunt vanuit de Stichting bij ongevallen of calamiteiten en handelt eventueel hieruit voorkomende acties af. Bewaakt richtlijnen in het kader van de richtlijnen en zorgt voor de uitvoering hiervan Beoordeelt periodiek de locaties in het kader van de richtlijnen en meldt geconsteerde gebreken aan de onderhoudscoordinator. Periodiek wordt over de bevindingen gerapporteerd aan de Stichting de bevindingen. Instrueert en adviseert de Stichting Scouting Sassenheim en de Scojesagroep op het gebied van verbeteringen in het kader van richtlijnen Is verantwoordelijk voor de adequate invulling van de BHV-taken binnen de vereniging (bedrijfshulpverlening) Stelt een planning samen met betrekking tot de periodieke controles van de locaties (bijv. brandblussers, brandmelders, nooduitgangverlichting, legionella etc.) en voert deze controles uit of coordineert / bewaakt de tijdige uitvoering van deze controles. Is namens de Stichting aanspreekpunt in het kader van richtlijnen naar derden toe (bijv. Gemeente Sassenheim, Brandweer etc.) Controleert periodiek de status van de vergunningen, ARBO-checks, Legionella controle en meldt de Stichting over eventuele afwijkingen Is namens de Stichting bevoegd direct in te grijpen indien niet conform richtlijnen gehandeld wordt en de veiligheid of verantwoordelijkheid direct in gevaar is (bijv. het beeindigen van een gevaarlijke scoutingactiviteiten, het beeindigen van een onveilige onderhoudsklus, het ontruimen van het groepsgebouw om welke reden dan ook). De Stichting dient altijd geinformeerd te worden over dergelijke situaties. Het bijhouden van een logging met betrekking tot onregelmatigheden met betrekking tot richtlijnen. Hieronder vallen ook alle contacten met politie en hulpverleners. Dient betrokken te zijn bij de Scoutinggroep Scojesa en dient regelmatig deel te nemen aan gezamenlijke groepsactiviteiten. Dient er naar te streven de leiding van Scojesa persoonlijk te kennen Heeft stemrecht in de Stichting. Bij uitvoering van meerdere rollen binnen de Stichting geldt slechts één stem. Vertegenwoordiging Scoutinggroep Scojesa Binnen de Stichting wordt de Scojesagroep in principe door twee personen uit het groepsbestuur vertegenwoordigd. Deze vertegenwoordigers maken deel uit van de Stichting Scouting Sassenheim. De vertegenwoordiger van Scojesa is de schakel tussen de vereniging Scojesa en de Stichting Scouting Sassenheim Is verantwoordelijk voor het uitdragen van het beleid van de Stichting Scouting Sassenheim binnen de vereniging Behartigt de belangen van de Scojesagroep binnen de Stichting Draagt zorg voor de financiele inbreng vanuit de vereniging voor het opstellen van de begroting. Aanspreekpunt voor de Stichting voor groepsaangelegenheden Informeert de Stichting periodiek over groepsaangelegenheden en mutaties binnen de leiding Bewaakt de tijdige aanlevering vanuit de vereniging van begrotingen en afrekeningen van groepsactiviteiten en zomerkampen Draagt zorg in samenwerking met de leiding voor geplande financiele acties en de inbedding binnen de vereniging hiervan. Is verantwoordelijk voor de budgetposten “Bedankjes kaderleden”, “Cursussen”, “Kleine materialen” en “Keuken”. Accordeert de declaraties vanuit de vereniging Heeft stemrecht in de Stichting per persoon met een maximum van twee vertegenwoordigers (indien aanwezig uiteraard). Hierbij dient wel aangemerkt te worden dat deze vertegenwoordigers de totale vereniging behartigen. Vertegenwoordiger ouderraad De vertegenwoordiger van de ouderraad behartigt de belangen van de ouderraad in de Stichting. De vertegenwoordiger heeft een adviserende rol binnen de Stichting De vertegenwoordiger van de ouderraad is de schakel tussen de ouderraad en de Stichting Scouting Sassenheim en de Scojesagroep. Is aanspreekpunt voor de Stichting en de vereniging richting de oudercommissie. Informeert de Stichting over de relevante punten vanuit de ouderraad. Zorgt voor de nodige informatie vanuit de Stichting en de vereniging in de ouderraad. De vertegenwoordiger van de ouderraad heeft een adviserende rol en heeft formeel geen stemrecht.